Предприниматель, работающий один на себя не ведет кадровый учет.

Необходимость ведения кадрового учета для ИП

Если индивидуальный предприниматель принимает на работу хотя бы одного сотрудника, он автоматически становится работодателем со всеми вытекающими обязанностями. В том числе ИП должен вести кадровый учет и оформлять необходимые документы.

Последствия отсутствия кадрового учета

Отсутствие надлежащего оформления трудовых отношений может привести к серьезным штрафным санкциям со стороны контролирующих органов. Кроме того, работники имеют право требовать оформления трудового договора и всех положенных документов.

Основные кадровые документы для ИП

При найме работников индивидуальный предприниматель должен оформить следующие документы:

- Трудовой договор с каждым работником

- Приказы о приеме на работу, переводах, увольнении и т.д.

- Личные карточки работников (форма Т-2)

- Трудовые книжки (при наличии у работников)

- График отпусков

- Другие локальные нормативные акты (при необходимости)


ИП может вести кадровое делопроизводство самостоятельно или привлечь для этих целей специалиста (штатного или по договору). Важно правильно оформлять все документы и своевременно вносить изменения при необходимости.

Таким образом, индивидуальным предпринимателям, имеющим наемных работников, необходимо организовать кадровый учет и оформить соответствующие документы. Это позволит избежать проблем с контролирующими органами и урегулировать трудовые отношения в соответствии с законодательством

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций.

Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, или на сайте.

Положение о работе с персональными данными работников — здесь определяют, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.

Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.

Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы.

Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг.

Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.

Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.

Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги: для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков

Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.

Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении. Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда. Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Есть исключения. Например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.

Документы по учёту рабочего времени, кадрам и по оплате труда — это первичные учётные документы работодателя. Поэтому в самостоятельно разработанных бланках должны быть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации: положение о коммерческой тайне — если работодатель хочет скрыть внутреннюю информацию от посторонних; положение о премировании — если ИП выплачивает работникам премии, но порядок и условия таких выплат не прописал в трудовых договорах; должностные инструкции, графики работы, положения о командировках, об оплате труда, о ненормированном рабочем дне, об аттестации — если такие подробности не прописаны в трудовом договоре; договоры о материальной ответственности — можно заключать только с работниками из специального перечня.

По желанию работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учёта срочных трудовых договоров, приказов, совместителей.